kasapro

Panduan Penggunaan - Purchase & Supplier Management

Panduan lengkap untuk mengelola supplier dan purchase orders di Kasapro.

---

Supplier Management

Tambah Supplier

1. Klik menu “Suppliers” atau “Purchase” → “Suppliers”
2. Klik tombol “Tambah Supplier”
3. Form tambah supplier akan muncul

Isi Form Supplier

Fields:

• Nama Supplier (wajib) - Nama supplier/perusahaan
• Contact Person (opsional) - Nama kontak person
• Phone (opsional) - Nomor telepon
• Email (opsional) - Email supplier
• Address (opsional) - Alamat supplier
• Notes (opsional) - Catatan tambahan

Simpan Supplier

1. Klik “Simpan”
2. Supplier akan tersimpan dan muncul di daftar

---

Edit Supplier

1. Klik supplier yang ingin diedit dari daftar
2. Form edit akan muncul
3. Ubah data yang diperlukan
4. Klik “Simpan”

---

Hapus Supplier

1. Klik supplier yang ingin dihapus
2. Klik tombol “Hapus”
3. Konfirmasi penghapusan

⚠️ Catatan: Supplier yang sudah digunakan di purchase order tidak bisa dihapus.

---

Purchase Orders

Buat Purchase Order

1. Klik menu “Purchase” atau “Purchases”
2. Klik tombol “Buat Purchase Order” atau “Tambah Purchase”
3. Form purchase order akan muncul

Isi Form Purchase Order

Step 1: Pilih Supplier

• Pilih supplier dari dropdown
• Atau tambah supplier baru jika belum ada

Step 2: Tambah Items

• Klik “Tambah Item”
• Pilih produk dari dropdown
• Masukkan Quantity (jumlah yang dibeli)
• Masukkan Harga Beli (harga per unit dari supplier)
• Subtotal akan otomatis terhitung
• Klik “Tambah” untuk menambahkan item ke purchase order

Step 3: Review

• Review semua items
• Edit quantity atau harga jika perlu
• Hapus item jika perlu

Fields Lainnya:

• Purchase Date (default: hari ini)
• Notes (opsional) - Catatan tambahan

Simpan Purchase Order

1. Klik “Simpan” atau “Buat Purchase Order”
2. Purchase order akan tersimpan
3. Stock akan otomatis bertambah sesuai quantity
4. HPP akan ter-update berdasarkan harga beli

---

Purchase Order Details

Lihat Purchase Order

1. Klik purchase order dari daftar
2. Detail purchase order akan muncul:
   • Supplier information
   • Purchase date
   • Items (produk, quantity, harga beli, subtotal)
   • Total amount
   • Notes

Edit Purchase Order

1. Klik purchase order yang ingin diedit
2. Klik “Edit”
3. Ubah data yang diperlukan
4. Klik “Simpan”

⚠️ Catatan: Edit purchase order akan mempengaruhi stock dan HPP. Pastikan data sudah benar sebelum save.

---

Purchase History

Lihat Purchase History

1. Di halaman “Purchase” atau “Purchases”
2. List semua purchase orders akan muncul

Filter Purchase Orders

Filter by:

• Date Range - Filter berdasarkan tanggal
• Supplier - Filter berdasarkan supplier
• Status - Filter berdasarkan status (jika ada)

---

Auto Stock Update

Bagaimana Cara Kerjanya

Setelah purchase order di-save:

1. Stock produk otomatis bertambah sesuai quantity di purchase order
2. HPP (Cost of Goods Sold) ter-update berdasarkan harga beli terakhir
3. Inventory movement log tercatat (type: Purchase)
4. Purchase history tersimpan

Contoh

Purchase Order:

• Produk: Kopi Bubuk 250g
• Quantity: 50
• Harga Beli: 25000
• Stock sebelum: 20
• Stock sesudah: 70 (20 + 50)
• HPP: 25000 (update dari harga beli)

---

HPP (Cost of Goods Sold) Tracking

Apa itu HPP?

HPP (Harga Pokok Penjualan) adalah harga beli produk dari supplier. HPP digunakan untuk:

• Menghitung profit margin
• Stock valuation (nilai stok)
• Profit analysis

HPP Update

HPP otomatis update:

• Setelah purchase order di-save
• HPP = harga beli terakhir dari purchase order

Manual Update HPP:

• Edit produk
• Ubah field “Harga Beli (HPP)”
• Simpan produk

---

Tips & Best Practices

1. Supplier Management

• Lengkapi informasi supplier (phone, email, address) untuk komunikasi mudah
• Gunakan nama supplier yang konsisten (jangan duplikat)
• Catat notes jika ada informasi penting tentang supplier

2. Purchase Orders

• Buat purchase order segera setelah pembelian untuk update stock
• Pastikan quantity dan harga sudah benar sebelum save
• Review purchase order sebelum save untuk memastikan akurasi

3. Stock Management

• Monitor stock levels dan buat purchase order untuk restock
• Gunakan low stock alerts sebagai reminder untuk restock
• Track HPP untuk analisis profit margin

4. Purchase History

• Review purchase history secara berkala
• Compare prices dari supplier berbeda
• Track purchase patterns untuk forecasting

---

Troubleshooting

Stock Tidak Update Setelah Purchase Order

Problem: Stock tidak bertambah setelah purchase order di-save

Solutions:

• Cek apakah purchase order sudah di-save dengan benar
• Refresh halaman inventory
• Cek movement logs untuk memastikan purchase tercatat
• Cek apakah produk yang dibeli sudah ada di database

HPP Tidak Update

Problem: HPP tidak ter-update setelah purchase order

Solutions:

• Cek apakah harga beli sudah diisi di purchase order
• Edit produk dan cek HPP
• HPP = harga beli terakhir, bukan rata-rata

Purchase Order Tidak Bisa Dihapus

Problem: Purchase order tidak bisa dihapus atau di-edit

Solutions:

• Purchase order yang sudah di-save tidak bisa dihapus (untuk data integrity)
• Edit purchase order akan mempengaruhi stock, jadi hati-hati
• Buat purchase order baru untuk koreksi jika perlu

---

Next Steps:

• Inventory Management - Monitor stock levels
• Reports & Analytics - Lihat purchase reports
• Product Management - Kelola produk

This site is open source. Improve this page.